Generalmente cuando se piensa en proyectos se consideran solo los proyectos grandes. Por ejemplo se piensa en:
- Construcción de edificios.
- Creación de softwares.
- Creación de una nueva empresa.
Pese a que estos sí son proyectos; los proyectos también puede ser pequeños ejemplos de estos van desde arreglar el muro de una casa hasta incluso organizar una fiesta…
Entonces si no es el tamaño o la complejidad lo que define un proyecto ¿Qué es lo que lo define?
Las 4 Características de un Proyecto
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- Tienen fecha de inicio y de fin.
- Tienen definido un resultado final que se espera lograr.
- El resultado final ofrece un beneficio.
- Es necesario administrar recursos.
Si analiza los ejemplos anteriores tanto los proyectos grandes como pequeños deben estar sujetos a tiempo, administrarse recursos y el resultado final del proyecto culmina beneficiando a alguien.
Note además el segundo punto. Esto es, se debe definir lo que se espera de un proyecto. Es decir, al final del proyecto se debe poder saber si se cumplió con la expectativa que se tenía de éste o no (se deben establecer metas al comienzo del proyecto).
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¿Cómo Efectuar Correctamente un Proyecto?
Identificando las 4 fases de un Proyecto
Las fases se trabajan en orden, se debe completar cada una antes de avanzar a la siguiente.
En el segundo artículo de este curso se profundizarán en estas fases, ahora es solo un resumen de ellas. Es necesario entender las fases de un proyecto para comprender que es un proyecto. Junto a la fase se incluirá la esencia de esta para entender la naturaleza de un proyecto.
Inicialización
Al final de esta fase se debe poder responde a:
- ¿Cuál es el problema que se quiere o debe resolver?
- ¿Qué se necesita? (recursos: dinero, personal, permisos, tiempo, expertos, etc)
- ¿Cuáles son todas las opciones disponibles?
- Definir objetivos para saber qué constituye un proyecto correctamente realizado. (Metas y/o objetivos escritos en formato S.M.A.R.T)
- Identificar posibles riesgos y todos los actores involucrados en el proyecto. (los actores del proyectos son todos los que se ven afectados por el proyecto o pueden afectar a éste).
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La esencia de esta fase es: En un proyecto se debe definir el problema antes de intentar resolverlo.
Planificación
Hay 3 tareas que se deben realizar en orden en esta fase.
- Definir el alcance del proyecto. (Qué se hará y que no.)
- Programas las tareas que se deben realizar, el orden de cada una de ellas y sus tiempos.
- Estimar los costos.
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La esencia de esta fase es: Un proyecto se lleva a cabo realizando tareas. Las tareas deben alinearse unas con otras, definirse y estimarse en tiempo y en recursos. Dicho de otra forma, un proyecto es complejo ya que requiere coordinar tareas, recursos y responsables. Y está fase se debe realizar antes de comenzar a trabajar en sí mismo en el proyecto. Es decir, debe definir que hacer (específicamente) antes de comenzar a hacerlo.
Ejecución
Esta fase se debe trabajar en realizar el proyecto. Acá se ponen manos a la obra. Para lograr esto se debe:
- Saber mitigar los posibles riesgos del proyecto.
- Ser un líder efectivo.
- Trabajar y hacer participe a los actores del proyecto.
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La esencia de esta fase es: Un proyecto requiere acción. Un proyecto no es una teoria del que hacer. Es un hacer. Un proyecto se debe llevar a cabo con un liderazgo efectivo que permita que se realicen las tareas definidas en el paso anterior con los recursos establecidos. Todo lo anterior con una correcta comunicación entre los integrantes, líder y/u otros actores involucrados en el proyecto.
Cierre
Está es la fase que se aprende y se verifica que se hayan cumplido los objetivos. Se pide “feedback” o retroalimentación a los actores del proyecto y al equipo.
La esencia de esta fase es: De los proyectos se debe aprender. Los proyectos enseñan, generalmente uno se mueve entre proyectos y la idea es siempre realizar los proyectos por venir de mejor manera. Por otra parte, esta fase se verifica si lo que se planifico se cumplió y que aspectos no salieron como se planificaron.
Libertad, Alcance y Trade-off de un Proyecto.
Dependiendo del tipo de proyecto y su nivel de toma de decisiones en él podrá tener cierta libertad a la hora de definir qué es lo que exactamente se quiere lograr (y cómo).
Por ejemplo, suponga que usted quiere tener un nuevo living en su casa por que el antiguo está en pésimas condiciones. Usted puede decidir si simplemente pintarlo de nuevo o bien decidir demoler el antiguo y construir uno nuevo. En este caso, usted tiene un gran poder de libertad para definir que se hará. Note la diferencia entre ambos escenarios. En el primer escenario usted va realizar un proyecto bastante económico (comparativamente al otro) en un tiempo bastante menor. Sin embargo, la calidad del trabajo final del primer proyecto es notoriamente menor ya que solo realiza una medida parche (superficial) para mejorar el living.
En general un proyecto tiene un trade-off entre tiempo, costo y calidad. Si usted quiere tener una gran calidad en un corto tiempo, el costo se le va disparar (costo muy alto). Si, por otra parte, tiene bajo presupuesto y está apurado en resolver un determinado problema, la calidad de su proyecto final será baja.
Antes de iniciar cualquier proyecto siempre analice estas 3 variables de él. Esto es especialmente relevante en la fase de inicialización y planificación ya que aquí se define el alcance del proyecto (incluye la calidad) y las tareas a realizar junto con sus respectivos tiempo y costos.
Dado todo lo Anterior. ¿A quién se Necesita?
Resp: A un Project Manager (PM).
Un PM es el encargado de que el proyecto se:
- Entregue a tiempo.
- Mantenga dentro del presupuesto.
- Alcance todos los requerimientos establecidos.
Para lograr esto, debe mantener la dirección del proyecto; identificando y manejando sus riesgos. Monitorear y revisar cómo va el proyecto debe realizarse continuamente a través de todas las fases.
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Para cumplir con lo anterior las características de un buen PM son:
- Resolución de problemas.
- Planificación.
- Trabajo bajo incertidumbre.
- Comunicación efectiva.
- Liderazgo.
Se explicarán en más detalle estás características en el tercer y último artículo de este curso.
Fuentes y más información
- Gestionar Proyectos/ Project Management (Harvard Business School Press/Pocket Mentor) (Spanish Edition)
- https://www.edx.org/es/course/introduction-project-management-adelaidex-project101x-1
