En la unidad anterior se nombro que un proyecto puede ser desde la creación de un edificio hasta organizar una fiesta. Sin embargo,
¿Usted cree que todos estos proyectos se realizan de la misma forma? o dicho de otra forma ¿Usted cree que existe una única forma eficiente de desarrollar proyectos, independiente del tipo que sean?
Imagínese los siguientes proyectos y piense que tienen de distinto. Evalúe su diferencia en términos de: tamaño del proyecto; tipo y forma de planificación; objetivo esperado del proyecto y que se necesita intrínsecamente para desarrollarlo.
- Construcción de un edificio
- Proyectos gubernamentales
- Desarrollo de software
- Consultoría
- Investigación y desarrollo
- Innovación
En este artículo se detallaran tres metodologías para desarrollar proyectos, Tradicional, Ágil y Lean.
Escoja la Mejor Metodología Para sus Proyectos
Metodología Tradicional
En los ejemplos de construcción de edificios y proyectos gubernamentales la mejor metodología o la más utilizada es la tradicional.
¿Por qué?
Respuesta: El proyecto se debe finalizar con un resultado esperado en los tiempos establecidos. Es decir, debe tener un resultado previsible. Adicionalmente realizar cambios en estos proyectos resulta muy costoso por la gran cantidad de actores involucrados.
Forma de Planificación
Este tipo de proyectos consta de una etapa de inicialización, otra de planificación, seguida de una de ejecución y finalmente un cierre, todo esto de forma lineal. Lo que lo distingue a los otros modelos es (principalmente) la etapa de planificación ya que esta se realiza una vez antes de que inicie la ejecución del proyecto.
Dado que los proyectos que se manejan son grandes y el resultado debe ser predisible, las tareas de un proyecto se descomponen en subtareas. Cada una con un cierto alcance y tiempo para realizarse. Por otra parte, cada tarea se debe realizar en un orden (por ejemplo, si se quiere construir una casa antes de construir las murallas se debe establecer las bases del suelo).
¿Cuál es el orden correcto de realizar las tareas?
Cómo el proyecto debe terminarse en un cierto plazo establecido, se deben priorizar las tareas que están en la ruta crítica. Estás son tareas secuenciales, que al retrasarse una de éstas retrasan el proyecto. O dicho de otra forma, son las tareas que definen el largo de un proyecto.
Este tipo de metodología requiere de mucha eficiencia para completarse correctamente.
Dado que alguna de las características del proyecto debe ceder (o tener cierta movilidad) ante imprevistos; el presupuesto del proyecto puede aumentar para completar en los plazos establecidos los alcances.
Metodología Ágil
El desarrollo de software y de consultoría se beneficia bastante de esta metodología. Ya que las necesidades del proyecto pueden cambiar pero se necesita entregar a tiempo un producto o resultado final funcional. Es decir, el resultado final no es completamente previsible pero sus componentes fundamentales deben completarse en las fechas.
Forma de Planificación
Dentro de este apartado se nombrará una de las metodología Ágil, Scrum. Scrum es una metodología Ágil que busca la transparencia en el trabajo de equipos multidisciplinarios que son los únicos responsables de acabar una parte (o todo) el proyecto. La metodología Scrum trabaja con ciclos llamados “Sprint“, que pueden durar 2 semanas a un mes. Cada Sprint comienza con una etapa de planificación y finaliza con un cierre de ciclo. Hay dos reuniones importantes y diferentes en el cierre. La primera es analizar el producto incremental que se ha realizado en el Sprint. Y la segunda analizar el desempeño de equipo y revisar que elementos podrían cambiarse del proyecto que se realiza. En la metodología Ágil dentro de su manifiesto está la apertura al cambio y la idea de que un proyecto, en caso que lo necesite, debería modificarse.
Dicho de otra forma, la diferencia entre Ágil con la metodología tradicional es que mientras Ágil opera en ciclos la metodología tradicional es lineal. Adicionalmente las tareas a realizar en cada Sprint (en Scrum) las elige el equipo, y no son delegadas a ellos por externos, esto se da así por dos motivos:
- El equipo es independiente y responsable de las entregas.
- El objetivo de cada Sprint es entregar un producto funcional de los aspectos más relevantes faltantes del proyecto. Es decir, se completan siempre las tareas más relevantes.
Para una correcta realización de esta metodología se requiere una alta confianza del cliente hacia el equipo Ágil. Esto es debido a que los alcances iniciales del producto pueden modificarse, en caso que el equipo y el “product Owner” (representante del cliente) lo estimen. Tal como en la metodología tradicional se espera que el resultado final del proyecto sea lo más predisible posible en Ágil lo importante es el tiempo y lograr un buen resultado funcional.
De igual manera, como la metodología tradicional presenta una flexibilidad en su presupuesto para lograr sus proyectos a tiempo y con los alcances establecidos, Ágil por su parte presenta flexibilidad en su alcance. Es decir, Ágil permite modificar los requerimientos iniciales de un proyecto si en algún momento hace sentido hacerlo.
Metodología Lean
Los trabajos de investigación e Innovación se ven muy beneficiados por la metodología Lean. Tal como el foco de la metodología tradicional es hacer el trabajo predecible y el de Ágil rápido y funcional; lean busca innovar. Es decir, permite ajustes en la programación de las tareas basándonos en prioridades. Entiendo estas prioridades como las tareas que más aumentan el valor creado.
Forma de Planificación
La programación de esta metodología gira en torno a eliminar los desperdicios de la organización. Los desperdicios se entienden cómo las acciones o procesos que tienen un costo para la empresa pero no generan un valor a los clientes. Hay 7-8 desperdicios (detallados más adelante) que la metodología Lean intenta eliminar.
Existen varias técnicas o estructuras de trabajo para eliminar o mitigar estos desperdicios. Entre ellas se encuentran:
- Kanban (Por medio de tarjetas se transparentan las tareas que se deben realizar, se están realizando y se han completado).
- Kaizen (es un plan de acción y filosofía de mejora continua. Que por medio de ciclos de hipótesis, realización de experimentos y su posterior evaluación, se realizan cambios para mejorar los procesos).
- “Just-in-time” (producir solo si es necesario, evita la sobreproducción). Esto es una forma de trabajo que se apoya por medio de Kanban, Kaizen y otras técnicas Lean.
Los 7-8 Desperdicios, Que la Metodología Lean Intenta Eliminar.
Imagínese el siguiente escenario:
Un lápiz pasta que es creado en su país tiene la misma calidad que otro creado en un país lejano. Evalúe,
¿Por cuál pagaría más?
La respuesta evidente sería que no pagaría más por ninguno de ellos, puesto que son de la misma calidad y por ende es el mismo producto. Pero note, que el costo de transporte del lápiz traído de otro país es mayor. Sin embargo, este costo a usted no le crea un valor adicional. Este es un ejemplo de desperdicio que la metodología Lean intenta eliminar.
Los 7 desperdicios que la metodología Lean intenta eliminar son:
- Sobreproducción (producir más de lo que se vende. Esto lleva a gastar más de lo necesario en materias primas y trabajo. Note que sube el costo pero no el valor creado. Además aumenta el inventario y en la sobreproducción se oculta los posibles errores tanto de procesos como de productos defectuosos).
- Inventario (tener material en inventario es como tener dinero sin posibilidad de usar. Y dinero sin usar se traduce en oportunidades pérdidas para invertir en, por ejemplo, mejorar procesos).
- Transporte (este es el costo explicado en el ejemplo anterior para introducir esta unidad).
- Movilidad innecesaria de personal.
- Sobreprocesado (imagínese sillas con 5 patas donde la quinta pata no agrega valor al cliente -ni visual, ni en estabilidad. Luego, como esta extra pata no agrega valor al cliente pero si agrega un costo en su producción, es un desperdicio).
- Defectos (el costo de productos defectuosos, no crea valor al cliente, pero si para usted ya que estos no se pueden o no se deberían vender).
- Los tiempos de espera, entre un proceso y otro. Procesos ineficientes no agregan valor, solo costo para usted y su organización.
El último desperdicio es el de talentos o habilidades de equipos o integrantes no usados. Si usted responde NO a esta pregunta, está incurriendo en este desperdicio:
¿Están todos los trabajadores en el puesto y en los trabajos donde pueden aportar el mayor valor?
Por ejemplo, si tiene a un trabajador sobrecalificado realizando tareas que no aporta tanto valor, estaría desaprovechando sus habilidades. Y además estaría pagando mucho por una tarea que agrega poco valor (ya que podría tener un trabajador menos calificado produciendo la misma tarea). Adicionalmente, tareas poco desafiantes pueden resultar en desmotivación de sus trabajadores con todas las consecuencia que esto conlleva.
Principios Subyacentes a Metodologías Ágil y Lean
Hay 6 principios comunes a destacar de las metodologías Ágil y Lean (En fuentes y más información el video de Youtube entrega 10, aquí se explican y detallan solo 6 de ellas):
- Valor al cliente = Valor al negocio: Generalmente ambos conceptos se tienden a diferenciar a medida que aumenta el costo en “desperdicios”. Una buena idea es cambiar el foco de completar tareas a cambiar el comportamiento del cliente. Por ejemplo, en lugar de poner como foco en hacer una publicación, poner el foco en mejorar de la percepción del cliente respecto a un producto (dada la publicación).
- Trabajar en ciclos pequeños: Planificar en ciclos pequeños para revisar continuamente: procesos, producto y factores de mercado que pueden afectar como se percibe finalmente su producto (la idea es trabajar en un determinado proyecto/producto solo mientras tenga sentido hacerlo, ciclos más cortos permiten fallar más rápido y de forma menos costosa. Además se aprende continuamente, construyendo con este aprendizaje).
- Apoyado del punto anterior, realizar reuniones continuas con el fin de mejorar tanto el producto como su proceso de creación. Es decir, hablar acerca del trabajo que se realiza y del trabajo en sí mismo. La idea es ir mejorando no solo lo que se espera construir sino que también la manera de construirlo.
- Testear hipótesis más riesgosa en caso de estar erradas. El punto aquí es, todos tienen sesgos e ideas incorrectas de la realidad y lo que creemos como cierto puede no serlo. Con esto en mente, se debe testear las ideas preconcebidas que se tienen, que en caso de ser falsas, pueden provocar que el proyecto falle.
- Trabajar en equipos balanceados. Esto quiere decir, que no se debe tener cargos que haga un solo integrante. Ya que si esto ocurre cada integrante trabajaría como se hacía en la metodología tradicional. Es decir, donde una parte diseña, otra programa y otra testea. En la metodología Ágil y Lean todos deben complementarse y a su vez ayudarse. Si una tarea requiere mayor atención todos los integrantes pueden apoyarse para completarla (de todas formas, puede existir un poco de especialización en el equipo, pero esta especialización es menor que en la metodología tradicional).
- Total transparencia. Dado el punto 3 y el 5 se requiere una gran transparencia. Tanto en donde está y hacia dónde va el proyecto. Es difícil mejorar el proceso de creación de un producto si no se sabe, cuál es este proceso. O sin saber la información que válida el producto y sus principales dificultades.
Cabe destacar que las metodologías nombradas aquí son muchas más complejas y completas de lo presentado. Y esto es solo un resumen de ellas. Se recomienda leer las fuentes y más información entregada abajo. (en Scrum por ejemplo no sé nombraron sus 3 artefactos que son: product y spring backlog además del producto incremental)
Preguntas:
- En el artículo anterior se nombraron los trade-off de un proyecto. Entre ellos estaba la calidad ¿cómo relacionaría (en caso de haber relación) ésta con los alcances de un proyecto? Si no hay relación, comente ¿Por qué no la hay?
- ¿Cómo cree que se relacionan los trade-off de un proyecto entre las distintas metodologías? Específicamente ¿Qué metodología ofrece mayor flexibilidad a cada uno de estos trade-off?
Fuentes y más información:
- https://www.scrumalliance.org/
- https://www.lean.org/WhatsLean/
- http://agilemanifesto.org/principles.html
- http://agilemanifesto.org/
- https://www.edx.org/es/course/applied-scrum-for-project-management
- https://www.youtube.com/watch?v=_4VPfmtwRac
