Este artículo tiene cómo finalidad presentar el balance general y su relevancia. Este es, dicho simplemente, una “foto” de cómo está la empresa actualmente. Indica el valor que posee en caja, inventario y en maquinarias (entre otros que se detallarán más adelante) como también a quien se le debe (deudas y accionistas). Entenderlo abre las puertas para hacer preguntas fundamentales e incluso navegar a sus mejores respuestas. Entre estas preguntas están:
- ¿Los bienes que ha comprado la empresa para realizar sus tareas son los correctos?
- ¿Qué tan solvente es la empresa?
- ¿Es o será puntual para pagar?
- ¿Cómo está el nivel de deuda? y ¿Cómo es recomendable estar?
Los artículos de finanzas presentados aquí no reemplazan a un contador. Solo entrega ciertas nociones básicas importantes que todo dueño de un negocio o emprendedor debe manejar.
(nota personal) La intuición que se desarrollará aquí no es solo relevante para un negocio o empresa sino que para las finanzas propias. Para sus finanzas. Con eso en mente espero motivarle a seguir leyendo el articulo.
Este articulo presentará mini tareas para abrir la intuición presentadas en letras negras y cursiva.
Balance General
Mini Tarea1: Si está en su casa o en su oficina, vea lo que tiene a su alrededor y piense. ¿Quién es dueño de cada cosa que ve? ¿Cómo fue comprado (crédito o efectivo)? ¿Cuánto tiempo de “vida” tiene cada objeto? ¿Cuándo probablemente tendrá que ser reemplazado? ¿Es estrictamente necesario reemplazarlo?
Dada sus necesidades o las de su oficina y pensando en lo que se “necesita hacer” ¿Qué debe comprarse? ¿Cuál es la mejor forma de comprar este objeto (efectivo o crédito)? Si escoge un crédito ¿ Es mejor uno a largo plazo (más de un año) o corto plazo (menos de un año)?
La importancia de la mini Tarea1 es que usted “traiga a conciencia” la planificación de qué compra, cuando lo compra y cómo lo paga.
El qué compra y cuando lo compra se analiza en la parte de activo. Y por otra parte, el cómo lo paga se examina en la parte de pasivo.
Activo
Según la Rae es “Conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario que son propiedad de una empresa, institución o individuo.”
analicemos esto en más detalle.
¿Qué tan tangible es el activo?
De la mini tarea1 todo lo que nombró de su casa u oficina son activos. Sin embargo, hay más tipos de activos de los que probablemente no nombró. Por ejemplo las marcas y patentes también son activos. Aunque sean intangibles tienen un valor monetario y por ende sí son activos.
Si por ejemplo usted le presta dinero a un amigo -o tiene un negocio y permite a los clientes tomar créditos- esto es un activo. Ya que usted espera un retorno de ese préstamo. Entonces toda forma de préstamo es un activo. Sin embargo, no todo préstamo es igual, ya que todos tienen distinto riesgo. Dentro del mundo empresarial se llama generalmente cuenta clientes o cuentas por cobrar.
Consideraciones
El activo intangible tiene un valor más volátil. Por ejemplo, el valor de una marca puede variar mucho en un solo día. Estos cambios se pueden deber a, por ejemplo, un problema reputacional.
Tenga cuidado con el porcentaje que tenga de estos activos en la empresa. Si son altos preocúpese de su gestión. En general el valor porcentual de los activos intangible ha ido en aumento.
Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
¿Qué se puede hacer con el activo? y ¿Para qué sirve?
Si por ejemplo una empresa compra un terreno y paga para que construyan un edificio en él; el edificio en construcción es un activo. Es un activo que no rinde actualmente ningún beneficio. Pero se espera lo haga en el futuro a este tipo de activos se les denomina activo interino.
De esto:
Icons made by itim2101 from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
A esto hay una gran diferencia:
Icons made by monkik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Al seguir con el análisis de los bienes u objetos de su casa u oficina. Note que hay distintos tipos activos de acuerdo a su función. Por ejemplo, si usted trabaja en una empresa de software, su computador es un activo funcional. Es decir, es un activo necesario para que usted genere ingresos por su actividad principal de su empresa (giro de la empresa). Pero el masetero que tiene al lado -con lindas flores que lo relaja- no está vinculado a su negocio. Por este motivo a este tipo a este activos se les denomina extrafuncional.
Es importante aclarar que un activo extrafuncional si puede generar ingresos. Por ejemplo, si la empresa de software es muy grande y tiene salas de reuniones que arrienda a otras empresas; esas salas son parte de un activo extrafuncional.
Nota: El ingreso que genera el activo extrafuncional se llama ingreso extrafuncional o atípico (Esto se explicará en el artículo de Estado de Resultado).
Consideraciones
Siempre debe tener mayor proporción de activo funcional y muy poco del extrafuncional e interino. Especial cuidado con el activo interino que no rinde nada en el presente.
¿Cuánto dura el activo?
Extendamos un poco más el análisis de los activos de su casa u oficina y analice lo siguiente:
Aparte del precio ¿Qué diferencia fundamental existe entre una casa, un computador y unos chocolates (suponga que eso hay en una casa cualquiera)?
Respuesta: Su tiempo de vida útil o duración. En general todos los bienes se desgastan y se devalúan (salvo los terrenos que se benefician por la plusvalía). El tema está ¿A qué ritmo es esa devaluación? esto también llamado depreciación es importante por dos motivos. El primero es que si se trata de un activo funcional -necesariamente- tendrá que reemplazarlo. Es decir, tendrá que comprar otro una vez que se devalúe. El segundo motivo se examinará más adelante pero tiene relación con el cómo se debe comprar. Dicho de otra forma, la depreciación es importante ya que se debe planificar qué comprar nuevamente y cómo comprarlo.
Y volviendo a la pregunta…
Al primer activo se le llama consolidado (casa). Al segundo, “generalmente”, se le dice fijo (computador). Y al último activo se le denomina circulante. Hay dos puntos a notar aquí primero: La casa es un activo fijo especial que se le llama consolidado por su lenta depreciación (OJO la casa siempre se deprecia, aunque aumente su precio. Esto se origina por la plusvalía del terreno).
Todos los bienes se devalúan en precio y hay que reemplazarlos en algún momento.
Por ejemplo un auto comienza así:
Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Y termina así:
Icons made by dDara from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
(Precaución el contenido que viene a continuación se analizará un detalle. ya que se explicará porque un es computador solo generalmente un activo fijo).
Pese a que un computador generalmente se le puede considerar un activo fijo esta clasificación depende del rubro (ya que depende de su ciclo de maduración).
Por ejemplo, si una empresa vende chocolates que produce todos los días y ocupa los computadores para hacer cálculos contables; el computador es un activo fijo. Esto se debe a que el computador tiene una duración mayor al tiempo que va desde la fabricación hasta que se recibe el pago de la venta de un chocolate (ciclo de maduración).
Sin embargo, si una empresa vende computadores, el computador es parte del stock que fábrica y de venta luego es un activo circulante.
En general un producto es un activo fijo si la vida útil es mayor al ciclo de maduración de los productos que vende.
Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Consideraciones
La proporción de activos fijos y circulante de su empresa dependen del rubro. Si vende comida se esperera que tenga más valor en sus activos circulantes que en los fijos. Por otro lado, si es una empresa de transporte se esperaría al revés. Vale decir, un mayor valor en activos fijos como barcos o buses que en gasolina u otros activos circulantes.
Debe tener suficiente efectivo o capacidad de endeudamiento para reemplazar todo el activo que está cerca de depreciarse completamente. Puede consultar en el servicio de impuestos internos (SII) el tiempo de vida útil de diversos bienes (Chile).
¿Cuánto cuesta transformar un activo en dinero?
Icons made by smalllikeart from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
A La facilidad de transformar el activo en dinero se le llama liquidez. De los activos ya visto, los fijos tienen menos tendencia a la liquidez que los circulantes (en general). Pero no todos los activos circulantes y fijos tienen -entre ellos- la misma liquidez. Es decir, existe diferencia una diferencia de liquidez entre los distintos activos circulantes.
En concreto se posee mayor tendencia en (activos circulantes ordenados de más a menos líquido):
- Efectivo.
- cuentas por cobrar (depende de la calidad de pago de cliente).
- producto terminado (depende de la rotación del producto o “cuándo se vende”).
- Producto en curso (depende tiempo de fabricación).
- Stock de materia prima (depende del tiempo de acopio y transporte).
Consideraciones
Si tiene bienes que tienden muy poco a liquidez corre el riesgo de no poder pagar sus deudas al día.
Resumen y reflexión
Entonces los activos son: todos los bienes tangibles o no que tienen un valor monetario para alguien, una función y una tendencia a la liquidez especifica. Además generalmente están sujeto a devaluación.
Reflexione sobre lo siguiente:
- De acuerdo a la función de los activos ¿Qué tipo de activos son los que más debería tener su empresa? (Puede hacer un proceso análogo para las finanzas familiares. Considere que la función de su casa es vivir bien, ¿En qué tipo de activos debe invertir?)
- Cómo cree que varía la proporción (% del valor total de una empresa) de activos fijos y circulante entre un supermercado y una generadora de energía. Dado lo anterior ¿Cómo debería ser la proporción del valor total de su empresa entre activos fijos y circulante?
Pasivo
Todo el activo presentado en la parte anterior debe financiarse de alguna manera. Puede financiarse por el aporte que realizan los accionistas (se conoce como patrimonio o capital propio) o por deuda (corto plazo o largo plazo). Nótese que tanto un accionista cómo un acreedor (prestador) aportan dinero a la empresa, entonces,
¿Cuál es la gran diferencia entre ambos?
- Exigibilidad: Una deuda de corto o largo plazo debe pagarse. A diferencia del aporte a los accionistas que asumen el riesgo de no pago hasta que la empresa sea rentable.
Icons made by Smashicons from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
- Retribución: A los accionistas se les paga con dividendos, pudiendo tener ganacias sobre las esperadas. Por otra parte a los prestadores se les paga con intereses.
Icons made by Dimitry Miroliubov from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Mini Tarea2: Imagínese quiere tener un negocio de lavandería para el cual necesitará una tienda (que usted desea sea propia y no arrendado). Además de una lavadora industrial, bolsas de plásticos grandes -para guardar Frazadas- y otras chicas -para guardar vestimenta. También necesitará detergente especial (hay telas más delicadas)
¿Cómo cree debería pagar cada uno de esos activos? ¿Cuál es su criterio para seleccionar esa forma de pago?
Se trabajará con el pasivo en más detalle en la parte de solidez patrimonial y solvencia de la empresa de este mismo artículo. Pero antes se presentará un balance general (ya se tiene todo para armarlo). Se mostrará su activo y pasivo ordenados bajo los principios de liquidez y exigibilidad (orden común).
Principio de Ordenamiento del Balance General
Icons made by monkik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Los criterios para ordenar un balance son:
- Los activos se agrupan según su liquidez. ⇑(Mayor liquidez)
- Los pasivos se agrupan según su plazo de vencimiento.⇑(Mayor exigibilidad -plazo de vencimiento más próximo-)
Un balance general típico se visualiza así:
La suma monetaria de todo el activo es igual a la suma de todo el pasivo siempre. Esto es así porque el activo es todo lo que posee la empresa y el pasivo es como se financió (explicación resumida).
¿Por qué se ordena de está forma el balance general? Resp: Es más fácil ver la solidez patrimonial.
Si tiene listo su balance y quiere saber si la proporción entre activos circulantes vs fijos y deuda vs patrimonio es razonable. Realice los siguientes pasos:
- Identifique la industria de su negocio.(Supongamos vende pizzas.)
- Identifique grandes empresas de esa industria que cumplan con una propuesta de valor similar a la suya. (Selecciona más de una.)
- Busque sus balances generales (Están disponibles online, por ejemplo aquí está el de Papa John’s.)
- Calule sus proporciones entre activos fijos y circulante. Y reflexione sobre las posibles diferencias que existen entre su empresa y las otras de su mismo rubro o industria.
- Realice lo mismo con el pasivo.
- Si considera que su proporción está errada diseñe una estrategia para cambiar esa realación entre activo circulante y fijo.
Un ejemplo de análisis.
Se da cuenta que su proporción de activo circulante es alta (en comparación a su industria). Va a la bodega de su negocio de pizzas y se da cuenta que tiene mucho inventario. Ese mal manejo de inventario puede deberse, por ejemplo, a que no tiene un buen pronostico de la demanda (cuanto venderá día a día). Este último punto hace que los encargados de compra o abastecimiento compren más productos de lo necesario; para evitar el quiebre de stock.
Usted puede justificar esta acción y decir, mejor que sobre a que falten productos. Si piensa eso reconcidérelo sobre la base de estos puntos:
- Los productos que no usan del inventario cuestan dinero, ese dinero puede ser usado en otras iniciativas (cómo marketing).
- Si almacena carne, con un corte de luz se puede estropear. Es decir, tener más inventario también induce a riesgos.
- Si tiene mucho productos no se dará cuenta si alguien le está robando en su negocio (otro riesgo).
- Es difícil mejorar los procesos de abastecimiento, inventario y almacenamiento si siempre tiene sobrestock. Esto se tratará en un futuro curso de procesos.
Para mejorar su reflexión sobre las proporciones correctas activo-pasivo lo invito a seguir leyendo. Las siguientes dos sub-unidades de solidez patrimonial y solvencia tratará justamente esos puntos.
Solidez Patrimonial
La solidez patrimonial ayuda a tener mayor solvencia (capacidad de responder a las deudas), pero no elimina el riesgo propio del emprendimiento, negocio o proyecto. Es decir, le permite pagar sus deudas si tiene ingreso, pero no le ayudará a tener esos ingresos.
Para poseer una buena solidez patrimonial considere lo siguiente:
- Tener un equilibrio entre la liquidez de los activos y la exigibilidad del pasivo. Esto quiere decir que el activo fijo con poca liquidez debe estar asociado a un pasivo menos exigible (deuda largo plazo o patrimonio). Por ejemplo: si compra un máquina que se deprecia a 15 años. Es buena idea tomar un crédito del mismo tiempo de esa depreciación o de 5 años si tiene depreciación acelerada (se deprecia a 5 años). No tome un crédito de corto plazo (6 meses por ejemplo) para pagar esa máquina. Ya que probablemente no pueda pagar las cuotas. Y este tipo de acciones podría acabar con su negocio.
- Tener una buena relación entre deuda y patrimonio. Éste es un poco complejo, ya que la proporción entre deuda y patrimonio varía de acuerdo al tamaño de la empresa y al rubro que se desenvuelve. Pero para un emprendimiento en Chile la razón entre deuda y patrimonio es en promedio 0,6 (es decir si la empresa tiene 16 millones en activos, 10 de ellos son pagados por capital propio y 6 por deuda).
Solvencia Conceptos Relevantes
Si ha llegado hasta aquí ya tiene una buena idea de cómo ser solvente. Aquí se presentarán dos tipos de solvencia. Una que es de capacidad y la otra de puntualidad.
Y como todo queda más claro con un ejemplo, Imagínese el siguiente escenario:
Llegan todos los acreedores de sus deudas de corto plazo a exigirle que le pague todo el dinero. Si usted saca los cálculos y estima que vendiendo solo el activo circulante les paga, usted es solvente de capacidad. Pero si no es capaz de pagar en la fechas que se concordó inicialmente con ellos entonces es insolvente de puntualidad.
Para calcular la solvencia de capacidad hay que calcular:
Fondo de maniobra o capital de trabajo= Activo circulante menos Deuda corto plazo
Si el fondo de maniobra es positivo la empresa es solvente de capacidad. Una buena forma de imaginárselo es con una subasta. Imagínese vendiesen todos los activos circulantes por subasta, si la empresa logra pagar todas sus deudas de corto plazo; la empresa es solvente de capacidad.
Icons made by Freepik from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
Consideraciones
Nuevamente es importante considerar el ciclo de maduración. Los producto se transforma en efectivo después de un proceso que tiene dos partes una económica (acopio de materias primas + fabricación + ventas) y otra financiera (cobro del producto comprado + cuentas por pagar + efectivo en caja). En su primer fondo de maniobra considere también este ciclo de maduración. Ya que probablemente deba tener uno mayor que cero y lo suficientemente grande para suplir sus deudas corto plazo y los nuevos activos circulantes que deba adquirir (antes que le paguen por sus primeras ventas). O dicho más simple:
Cuando comience su negocio debe tener suficiente efectivo para pagar sus deudas y además de sustentar su negocio. Todo lo anterior bajo el supuesto que los clientes pueden pagar con créditos que se demoran en pagarse completamente.
Hay otra prueba más dura para medir la solvencia de capacidad. Ésta es llamada prueba ácida. La idea es considerar el activo corriente con mayor liquidez. Es decir, no sé considera el inventario (ya que este se demora en venderse), pero si las otras cuentas del activo circulante (cómo es la del efectivo y la de clientes).
Prueba ácida= (Activo corriente -Stock)/(Deudas de Corto plazo)
Para calcular la solvencia de puntualidad hay que calcular:
Icons made by Roundicons from www.flaticon.com is licensed by CC 3.0 BY
La rotación de sus activos. Esto queda claro con un ejemplo, suponga el siguiente escenario:
- Usted tiene una empresa que fabrica neumático de autos
- Debe $300 que debe pagar en 6 meses.
- Usted tiene $50 en neumáticos y los vende todos cada dos semanas en promedio.
Dada la información de arriba,
¿Alcanza a pagar lo que debe antes de los 6 meses?
Respuesta: sí, ya que si vende $50 cada dos semanas en un mes vende $100, luego en 6 meses vende $600 (todo esto supone que sus costos de fabricación son bajos). Usted alcanza a pagar sus deudas porque su mercancía tiene una gran rotación. Note que en este caso es solvente de puntualidad y no de capacidad.
De lo presentado aquí ¿Qué concepto crees son los menos evidentes y a la vez necesarios para su emprendimiento?
Fuentes:
- Introduccion a Contabilidad Financiera – 5 Edicio (Spanish Edition)
- Cornerstones of Managerial Accounting
- Contabilidad Administrativa (SPANISH TRANSLATION OF MANAGERIAL ACCOUNTING)
- Principios De Finanzas Corporativas.
